Как работать с базой данных
В верхней части экрана располагается меню, которое повторяется на всех страницах проекта, и позволяет легко перемещаться между разделами проекта: «Перечень фондов» (переход к Перечню фондов), «Поиск» (переход к поисковым формам), «Помощь» (описание работы с базой данных), «О проекте» (описание проекта), «Сайт архива» (переход на официальный сайт РГВИА).
Информационная система описей РГВИА включает оцифрованные описи РГВИА с описанием (уровень Фонд – Опись) и с возможностью просмотра электронных образов описей. Часть оцифрованных описей проиндексирована. Такие описи содержат описание до уровня Дело.
В Перечень фондов входят номера, заголовки и крайние даты фондов, включенных в базу данных. Перечень выстроен по возрастанию номеров фондов и разделен на страницы по 10 записей на каждой. Вы можете, последовательно переходя от страницы к странице, просматривать записи. Переход между страницами осуществляется нажатием на кнопку с номером страницы. Также есть возможность перехода на первую и последнюю страницу перечня нажатием на кнопку с соответствующим названием («Первая», «Последняя»).
Над перечнем располагаются поля (фильтры) с возможностью выбора номера фонда и заголовка фонда. Вы можете ограничить количество выведенных в Перечне записей, если Вы введете в поле «Номер фонда» или в поле «Заголовок фонда» конкретное значение, которое соответствует части значения номера фонда или заголовка фонда, и нажмете Enter.
При выборе определенного фонда (нажатием на название фонда) – выводится карточка фонда и ссылка на перечень описей.
Карточка фонда содержит поля:
Номер фонда
Заголовок фонда
Крайние даты фонда
Количество описей
Количество единиц хранения
Переименования фонда
При нажатии на ссылку Список описей выводится перечень описей фонда.
Список описей фонда содержит поля:
Номер фонда
Заголовок фонда
Крайние даты фонда
Номера описей
Название описей
Ссылка для просмотра электронного образа описи
На экранной форме Список описей содержится ссылка на карточку фонда, которая позволяет легко переместиться к предыдущему окну.
Ссылка для просмотра электронного образа описи располагается на экране в виде пиктограммы 
. При нажатии на пиктограмму в отдельном окне загружается оцифрованная опись в виде файла в формате pdf.
Для просмотра и печати файлов в формате pdf можно использовать программу для чтения файлов PDF Adobe Reader. Бесплатное приложение Adobe Reader доступно на всех основных платформах для настольных ПК и мобильных устройств. Загрузить приложение для любой из множества операционных систем можно с сайта Корпорации Adobe – http://www.adobe.com/ru/products/reader.html.
При нажатии на название описи откроется Список дел описи. Список дел выводится только для тех описей, которые проиндексированы до уровня Дело. Перечень дел выводится в виде списка, разделенного на страницы, по 10 записей на экран.
Список дел описи содержит поля:
Номер дела
Заголовок дела
Дата дела начальная
Дата дела конечная
Количество листов
Примечание
Информационная система работает в тестовом режиме. В дальнейшем предполагается дополнение системы сведениями о других фондах архива, электронными образами описей, записями о составе описей до уровня Дело, а также усовершенствование интерфейса системы.